文件分發、回收作業

 

a)      在文件審查、會簽、核准等階段若有任何意見得由權責單位修改后再依以上三點要求作業。

b)     文件制(修)訂狀況：每份文件現行有效狀況，需填寫於《文件制(修)訂記錄表》中，文件首續頁內容有作修訂時，此表格需隨之更新，發行時亦同。

           6.3.2  文件修訂作業：

a)      已發行之文件，各單位如認為文件有不合現狀需要修改、增訂時，則告知權責部門與文管中心，由權責部門承辦人填妥《文件標準格式》(首頁)后提出修改，具體依6.3.1辦理。

b)      文件若有小部份的打字錯誤但不影響實質文意，則直接由各制修訂單位提出修改後，一併納入下次新版本內修訂。

6.3.3  文件廢止作業：申請依6.3.1文件制訂作業之條文辦理。廢止後原文件編號不得重覆使用。

6.4 文件分發、回收作業：

 6.4.1 核準后之文件，文管中心依據其內容和所涉單位來判定分發份數和收文單位，並在《文件/圖面分發記錄表》上予以登記，請收文單位指定人員在上面簽收。若收文單位指定人員不在，可由其職務代理人簽收。

a)  原則上，一階二階文件分發單位為部級或部級以上單位，但亦需考慮具體之實際需要；

b)  三階文件分發單位則為草擬單位視其它單位需求而定。

           6.4.2 文管中心在分發管制文件時應在文件每頁加蓋『本公司管制文件發行章』，若為非管制文件則蓋『本公司參考文件發行章』。

6.4.3 文件補發或因工作需要增發或擬送外部之文件，由相關單位申請者填妥《文件特殊分發申請表》經其部級主管同意，再由文管中心主管核准后發行。文管中心需審核文件是否為管制文件。補發文件之分發及管制同6.4.1~ 6.4.3之規定。對外所發文件，列為非管制及不予回收文件，須蓋『本公司參考文件發行章』。

6.4.4 管制文件修訂或廢止時，文管中心須通知各文件保管使用單位繳回舊版或廢止文件，並於通知後一週內收齊舊版失效之文件，回收之文件由文管中心加蓋作廢章（方形）予以銷毀，並在《文件/圖面分發記錄表》上予以登記；文管中心人員於核對回收資料時，應注意數量及內容之完整性；舊版之失效文件相關部門還須參考時，由文管中心加蓋作廢章（圓形）后方可參考；文件有遺失時，由部門主管注明原因並簽字方可生效；若同一份文件有三次以上遺失情況者，將處罰其部門之資料管理員及相關主管之責任。

 6.5  文件保存、銷毀作業：

6.5.1 文件保存作業：

a)        經發行之文件原稿，均由文管中心列冊保管，且須將前次修訂之原版與現行有效之文件分開保存。

b)        任一文件，文管中心僅保存最新版之文件及其前一版(但SOP可例外，SOP僅根據需要保存最新版電子檔案及書面檔案，不需保留前一版舊版文件)。

c)        凡列為管制之文件，非經公司總(副)經理或管理者代表書面授權，一律不得傳真，不得在管制文件上涂、修改。如需復印，則依6.8復印文件管制作業辦理。

6.5.2 文件銷毀作業：

a)  由各單位回收之舊版/廢止文件由文管中心加蓋作廢章（方形）銷毀，並在《文件/圖面分發記錄表》上登記，唯文管中心需保留已蓋舊版資料/作廢章（圓形）之前版原案文件。